BOURSE AUX LIVRES LYCÉE MERMOZ 2002

CONSIGNES

Toutes les opérations se déroulent au siège départemental FCPE 34

DÉPÔTS – COMMANDES 

1 : DÉPÔT SEUL

1/1              Il n’est pas nécessaire de demander d’adhésion pour l’année suivante 2002-2003

1/2              Vérifier que la personne soit adhérente pour l’année en cours ( elle présente sa carte )

                   ( si pas adhérente on ne peut rien pour elle puisque la BAL est réservée aux adhérents FCPE)

1/3                   Faire remplir une fiche en y reportant les références de livres déposés.

                   NB : On ne prend pas les livres marqués PEEP ou SPÉCIMEN

                                      Matière

                                      Classe

                                      Série ( éventuellement option )

                                      Éditeur

Ces fiches sont numérotées de ……………. à ……………..

1/4              Remettre la photocopie du dépôt avec les états des livres repris.

1/5              Précisez que les remboursements se font par chèque bancaire et courrier à la fin Juillet 2002

1/6                   INDIQUER que les livres trop abîmés ou obsolètes ne  seront pas vendus mais DONNÉS. Il ne faut donc

                         pas les enregistrer sur la fiche dépôt. Apposer la mention « NON FACTURÉ » sur la fiche afin qu’il n’y ai pas d’erreur au niveau de la facturation. 

NB :           Un montant de …..€ sera retenu sur le montant de la vente pour les frais de gestion.

En cas de doute sur la validité d’un livre déposé, inscrire sur le livre : le nom et le numéro du déposant et préciser sur la fiche dépôt « SOUS RÉSERVE ».

 2 : DÉPÔT ET COMMANDE

                    Adhésion obligatoire puisque la BAL est réservée aux adhérents de la FCPE.

2/1              Faire remplir un bulletin d’adhésion et la carte au nom des parents ou du responsable.

                   ( cette carte doit être revêtue du tampon du conseil local de Mermoz avec le N° de la commande ex : ME 612)

2/2              Faire signer le bulletin d’adhésion  par le parent ou le responsable.

Exception : On nous présente une carte pour l’année 2002-2003 prise dans un autre lycée.

                   ( on indique alors le numéro qui est inscrit sur cette adhésion )

NB :           Il est possible lors de l’adhésion de faire bénéficier aussi un autre conseil local que celui de Mermoz de la part d’adhésion qui revient à notre conseil local lycée. Dans ce cas indiquez le nom du conseil local ( maternelle, école, collège ou e lycée )

                   Un acompte de ….€ est perçu quelque soit le montant de la commande.

                   Les espèces sont reçues uniquement par Ghislaine   ou Nina 

2/3              Prendre une fiche pré-numérotée ( elle correspond à la classe pour laquelle il y a commande )

 2/4              Faire remplir                                L’en tête au recto                         Nom de l’élève, Classe, Série…

2/5                                      Faire remplir                        La moitié supérieure du verso                        Nom de l’élève ( à nouveau )

                                                                                           Nom des parents ( ou du responsable )

                                                                                           Coordonnées complètes( adresse + mail+ téléphone domicile et travail + mobile  + dates et heures de présence au domicile à cause des vacances )

 2/6                   Faire remplir                   Date et signature   ( ne pas oublier )

 3 :PENDANT CE TEMPS

3/1              Évaluer l’état des livres et le noter au crayon sur la page de garde avec l’année ( ex A 02 )                      

NB :           Les livres d’occasion FCPE sont tous tamponnés par le sigle FCPE/BAL. On ne prend pas les livres marqués PEEP ou SPÉCIMEN mais on prend les livres achetés ailleurs dans le commerce ( ex : Gibert )

3/2              Reprendre la fiche et y reporter les dépôts avec les références des livres mis en vente et leur état. ( INDIQUER que les livres trop abîmés ou obsolètes ne  seront pas vendus mais DONNÉS. Il ne faut donc

                         pas les enregistrer sur la fiche dépôt. Apposer la mention « NON FACTURÉ » sur la fiche afin qu’il n’y ai pas d’erreur au niveau de la facturation.

4 :COMMANDE

 4/1              Date ou la lettre « X » devant chaque référence commandée. Si pas de commande, ne rien marquer en face de la référence en question pour éviter toute confusion avec les personnes qui font les saisies informatiques.

 BIEN FAIRE APPARAÎTRE

 4/2              Langues LV1, LV2

4/3              Options obligatoires et facultatives

4/4              Série à partir de la 1^ère L, ES, S, STT, STI, BEP, CAP, Bac Pro etc. …

NB :           Lorsqu’un livre logiquement nécessaire n’est pas commandé le préciser par une annotation (ex : l’a déjà ) afin d’éviter par la suite les soupçons d’un oubli de notre part ou d’une erreur

4/5              Inscrire au bas de la fiche le nombre total de livres commandés. 

4/7              Noter cette date et l’heure du RDV sur la fiche et sur le tableau récapitulatif des rendez-vous.    

 AU DOS DE  LA FICHE remplir soigneusement les informations comptables

4/8              Montant de la commande.

                   Mode de règlement, références bancaires ou numéro du reçu pour les espèces.

4/9              Noter toutes les informations utiles dans la rubrique « OBSERVATIONS »

                   (ex : règlement global pour plusieurs commandes préciser alors les numéros des autres fiches. Si pas d’adhésion à Mermoz préciser pourquoi et ou elle a déjà été prise sans oublier de noter son numéro propre )

4/10            Reporter le ou les numéros de la ou des fiches concernée(s) au dos du chèque ou du reçu d’espèces .

4/11            Donner «  La Carte d’Adhérent » 2002-2003

                   Remettre à l’adhérent le reçu fiscal qui comporte son numéro d’adhésion ( ex : ME 213 )

4/12            Faire une photocopie du recto de la fiche et le remettre à l’adhérent.

4/13            Attacher ensemble PAR UN TROMBONE la fiche, le bulletin d’adhésion, le chèque ou le reçu d’espèces.

4/14            Si problème sur une commande y apposer un post-it ou une marque au stabilo avec les explications.

                   Les espèces sont reçues uniquement par Ghislaine ou Nina .

NB :           Noter tout problème, question sur le cahier de liaison.

BOURSE AUX LIVRES LYCÉE MERMOZ 2002

CONSIGNES

Toutes les opérations se déroulent au siège départemental FCPE 34

LIVRAISONS

NB : Si vous ne pouvez pas être présent à la date et heure que vous avez prévu, merci de trouver vous même votre remplacement à partir des bénévoles disponibles.

Il est important que chacun soit ponctuel c’est à dire 1/4 d’heure avant l’ouverture de la BAL afin de préparer les fiches et les paquets et prendre les dernières consignes.

 UN RENDEZ-VOUS PAR QUART D’HEURE (l’expérience nous apprend que nous avons besoin de ce laps de temps pour traiter correctement chaque dossier ) Les bénévoles vérifient la validité des rendez-vous les adhérents qui se présentent. En cas de doute, le planning affiché fera foi. Les personnes qui se présentent à l’heure à leur rendez-vous sont prioritaires celles qui sont en avance ou en retard.

 5: A LA LIVRAISON

 5/1              Vérifier rapidement le contenu du paquet de la feuille de  commande et de la facture qui doivent correspondre.

5/2              Les livres du paquet correspondent-ils bien TOUS à la classe et à la série ?

5/3                                     N’y a t’il pas de doublons ou de manquants ?

                                                        ( autre raison qu’un délai éditeur déjà connu )

5/4                                 Les livres à rendre ( obsolètes ) sont ils à la fin du paquet ?

5/5                                 La facture est elle conforme ? Tient-elle compte de la somme déjà versée à la commande ? Le produit de la vente des livres mis en dépôt a t’il été défalqué ?

 NB :            Si le montant de la facture apparaît négatif c’est qu’il y a dette de la part de la BAL ( le produit de la vente des livres remis en dépôt est supérieur au prix de vente des livres commandés )

                    Si cette dette est inférieur à 10 € le rendu se fait en espèces ( par Ghislaine qui remet un reçu )

                   Si la dette est supérieure à 10 € donner le chèque pré-établi qui est joint à la facture.

6 : Au bas de la facture

 6/1                                 Inscrire la date du jour et le nombre de livres effectivement délivrés.

6/2                                 Indiquer le prix payé (normalement ce prix correspond à la totalité de la facture)                                     ou remboursé par la BAL ( que ce soit en espèces ou par chèque )

6/3                                 Vérifier avec le parent la conformité de la commande avec la livraison

6/4                                 Faire signer le parent ( pour éviter toute contestation ultérieure )

6/5                                 Inscrire lisiblement votre nom de bénévole ( celui qui effectue la livraison )

 NB :           Aucune livraison de livres même partielle ne s’effectue sans le  règlement complet de la facture..( c’est à dire que les livres différés à cause de l’éditeur sont réglés à la première livraison et qu’un nouveau rendez-vous est pris pour le complément – une fois la date connu . Vérifier que les coordonnées de la personne sont bien notées et qu’un post-it ou une marque au stabilo  indique bien  qu’il y a une livraison différée )

                     Les espèces sont reçues uniquement par Ghislaine ou Nina .

 7 : Au dos de la fiche  de commande

  7/1                                      Remplir la fiche comptable « LIVRAISON » de la même manière qu’au moment de la commande ( mode de règlement, observations, etc.. )

 NB :                Les règlements en 2 ou 3 fois sont possibles par chèque. Faire établir les chèques à la date du jour de livraison et noter au crayon au dos des chèques les dates d’encaissements, et le N° de la facture.. Mentionner sur la facture les N° de chèques et les dates convenues d’encaissements.

 Merci à toutes et à tous de bien vouloir vous conformer à ces consignes qui ont pour but d’uniformiser les procédures et de faciliter le travail de chacun(e).

Bon courage, rien ne se fait sans vous.

P.P./ Maj 11/03/2002